Conseils pour un espace de télétravail

La crise sanitaire a  mis sur le devant de la scène le travail à domicile et comme nous n’en sommes pas encore sortis, le télétravail est une solution adaptée à la situation. Mais comment s’y préparer?

La crise sanitaire a  mis sur le devant de la scène le travail à domicile et comme nous ne sommes pas encore sortis, le télétravail est une solution adaptée à la situation. Mais comment s’y préparer?

Avant de commencer, gardez juste à l’esprit, qu’il se fasse sur une base volontaire ou imposée, le travail à domicile constitue un véritable changement.

Les conseils qui vont suivre, vous aideront à vous installer un espace de travail sain et organisé. De bonnes conditions pour vous adapter à votre nouvelle situation.

Entreprise

Pour les employés de sociétés avec une infrastructure informatique moderne, des solutions ont été déjà mises en place en amont, et des directives pour la configuration d’un accès à distance vous ont été (ou seront) délivrées, avec un plus : un numéro d’assistance à contacter en cas de problèmes. 

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Travailler depuis la maison, d'accord, mais concrètement ?

Ne nous attardons pas trop sur les besoins technologiques utiles pour le télétravail. Toutefois, il nous apparaît évident de vous présenter quelques outils parmi la pléthore des plus pertinents et gratuits existants !

Suite d’outils permettant de mettre en place des visioconférence, de l’échange de fichier, du travail collaboratif ou encore le stockage de documents et autre chat d’équipe etc… Ou tout simplement la gestion de projet(s).

Communication

teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams est une application de communication collaborative propriétaire en mode SaaS officiellement lancée par Microsoft en novembre 2016. Teams  englobe entre autres les fonctions de chat, d’appels vidéo, de discussions et de partage de fichiers.

Microsoft Teams

google

Google Workspace

Google Workspace est une suite d’outils et de logiciels de productivité de type Cloud computing et de groupware destinée aux professionnels, proposée par Google sous la forme d’un abonnement.

La suite complète est payante cependant la plupart des outils sont gratuits individuellement ( Google Drive, Docs, Meet, Mail…)

Google Workspace

Vidéo/audio conférence

jitsi

Jitsi

Jitsi est une application libre multiplateforme de messagerie instantanée, voix sur IP et visioconférence. C’est une application Open Source qui utilise Jitsi Video bridge pour fournir une haute qualité d’appel en respectant la vie privée avec chiffrement de bout en bout.

Jitsi

zoom

Zoom

Zoom Video Communications est une société américaine de services de téléconférence basée à San José, en Californie. Elle fournit un service de conférence à distance qui combine la vidéoconférence, les réunions en ligne, le chat et la collaboration mobile à l’aide d’applications propriétaires.

Zoom

Orientés gestion de projet

trello

Trello

Trello est un outil de gestion de projet en ligne, lancé en septembre 2011 et inspiré par la méthode Kanban de Toyota. Il repose sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches.

Trello

nextcloud

Nextcloud

Nextcloud est un logiciel libre de site d’hébergement de fichiers et une plateforme de collaboration. À l’origine accessible via WebDAV, n’importe quel navigateur web, ou des clients spécialisés, son architecture ouverte a permis de voir ses fonctionnalités s’étendre depuis ses origines.

Nextcloud

Nous pouvons encore rajouter des outils permettant de prendre le contrôle d’un poste de travail à distance à installer sur votre ordinateur à la maison, AINSI que sur votre poste de travail, Teamviewer, AnyDesk ou encore Utraviewer en sont des solides représentants.

Les alternatives open-source: 

Dorénavant, le bureau c'est chez moi !

Encore reste-t-il à configurer un bureau à domicile efficace. Quelques conseils.

Trouvez-vous un espace dédié

Espace de travail

Installez vous idéalement dans une pièce séparée et désencombrée, ceci afin d’assurer la tranquillité et créer une atmosphère propice au travail et d’éviter les distractions extérieures.

Mettez-vous à l’aise et pensez ergonomie.

Utilisez une chaise de bureau confortable, ayez une table assez grande et adéquate, trouvez un positionnement et une orientation  qui vous conviennent : distance, hauteur. Veillez à avoir tout sous la main : aménager des rangements et apportez du petit matériel de bureau (porte stylo, calendrier, bloc notes, etc…).

Éclairage

Il doit être suffisant, placez-vous près d’une fenêtre, aménagez une lampe, pas trop forte, derrière votre écran.

Le télétravail est une solution face à la crise. Qu'est-ce que ça signifie? Qu'est-ce que ça implique? Comment m'y préparer?

Vidéo-conférence: 

Évitez le café avant la vidéo, il sèche la gorge et vous allez devoir vous absenter pour calmer votre toux. Prenez un verre d’eau et détendez-vous.

L’éclairage doit être de face ou du moins uniforme sur le visage, derrière vous, un espace neutre, sans planche de surf ni jouets d’enfants. Un mur neutre est idéal.

Vous avez des problèmes de connexion? pas de panique, envoyez un mail (ou téléphonez) pour expliquer la situation, éteignez tout puis reconnectez-vous.

Ambiance

La finalité étant de clairement définir votre espace de travail dédié, où vous pouvez être productif et signaler que vous êtes en mode « ne pas déranger ».

N’hésitez pas à rajouter des plantes, car non seulement elles assurent une atmosphère de travail conviviale, mais de plus elles augmentent également l’humidité de l’air et filtrent les polluants, il paraît même qu’elles augmentent la capacité de concentration.

Vous pouvez même accrocher une photo de nature, comme une forêt ou une plage chargée de palmiers.

N’oubliez pas que nous sommes plus productifs dans des environnements lumineux, verts et naturels.

Conservez vos rituels

Votre espace de travail étant prêt, il ne vous reste plus qu’à commencer votre journée comme vous le feriez au bureau. Buvez un café, brossez-vous les dents et habillez-vous(ou tout du moins changez-vous). Cela vous aidera à passer en mode travail et à vous préparer commencer votre journée.

Il peut être utile de vous fixer des objectifs de performance clairs le matin. Donnez-vous des objectifs aussi ambitieux que vous le feriez au bureau.

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Organisez une journée de travail

Le principal avantage du télétravail est que vous pouvez organiser votre temps de manière plus flexible qu’au bureau. Par exemple, vous pouvez effectuer une première partie de votre travail plus tôt le matin et prendre du temps pendant le déjeuner avec votre famille.

Bien-être

Éteignez votre ordinateur pendant la pause de midi, faites des pauses: à heures fixes, pour vous détendre brièvement, juste après les réunions en ligne par exemple. Buvez un café ou un verre d’eau avant de retourner au travail. N’utilisez pas seulement les pauses pour effectuer des tâches ménagères. 

Discipline!

Repeat after me!

Forcez-vous à faire des pauses régulières, structurez au moins une partie de votre temps de travail, un bon exemple est d’utiliser la technique « Pomodoro » , séparant le travail en sections de 25 minutes de travail, après lesquelles vous effectuez à chaque fois une courte pause. Évitez de faire des pauses technologiques » Incluant tout appareil numérique… même votre montre intelligente !

Soyez physiques,

levez-vous, marchez un peu, bougez, faites de l’exercice, détendez les jambes, le dos, la nuque. Pensez à vos yeux regardez au loin de temps en temps. Respirez de l’air frais, méditez, ou faites 5 min. de yoga, etc…

Empêchez la distraction,

n’effectuez pas plusieurs tâches en même temps. En communauté, portez des écouteurs (avec ou sans musique!), c’est un signal clair pour montrer que vous n’êtes pas disponible.

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Communiquez!!!

Annoncez clairement vos horaires de travail à vos collègues afin qu’ils sachent quand ils peuvent vous joindre.

Sur-communiquez : le manque de communication individuelle et d’échanges informels, sont le lot de l’isolement professionnel. Pour combler cet écart, nous devons nous adapter: organisez des rencontres virtuelles, n’hésitez pas à user du téléphone. Répondez aux questions par téléphone plutôt que par e-mail,  synchronisez régulièrement vos documents, signalez votre progression aux autres.

Fin de journée

Prévoyez les tâches que vous voulez effectuer le lendemain avant de terminer votre journée de travail. Éteignez votre ordinateur et quittez la zone de travail après avoir rangé votre matériel, ceci afin de pouvoir clore cette période et ne plus y penser. Arrêtez-vous à la même heure chaque soir. Sortez vous promener.

Régulez la charge de travail

Prévoyez les tâches que vous voulez effectuer le lendemain avant de terminer votre journée de travail. Éteignez votre ordinateur et quittez la zone de travail après avoir rangé votre matériel, ceci afin de pouvoir clore cette période et ne plus y penser. Arrêtez-vous à la même heure chaque soir. Sortez vous promener.

 Régulez la charge de travail

Des études montrent que les personnes travaillant depuis chez elles, travaillent généralement trop. Cela peut générer un état dépressif avec des conséquences graves, comme un burn-out. Dans le cadre d’une équipe il est donc important de discuter de votre organisation du télétravail avec vos collègues et vos supérieurs. En effet, ceux-ci n’ont pas toujours conscience de la quantité de travail que vous réalisez depuis chez vous.

Notez vos heures de télétravail et parlez-en à votre supérieur.

Prévoyez du temps et un espace afin de créer une réunion pour discuter de votre situation de travail.

Adaptez votre management

Le travail à domicile exige une culture de direction saine, basée sur la confiance et non le contrôle. Cela implique un changement dans la  manière de manager vos équipes, le télétravail laisse une certaine place à une interprétation erronée des situations, qui peut impacter la relation entre les responsables et les collaborateurs. 

Si vous venez d’introduire le télétravail dans votre cadre professionnel, il peut être nécessaire, notamment au début, de convenir de feedbacks réguliers quant à l’avancement du travail.

Fixez des objectifs et encouragez les échanges et le « reporting » quotidien afin de garantir efficacité et  productivité. Il faut trouver le juste équilibre entre contrôle et confiance.

Organisez régulièrement des événements pour rassembler l’ensemble de vos collaborateurs et ainsi entretenir le sentiment d’appartenance. Le télétravail est un isolement professionnel.

Le télétravail est une solution face à la crise. Qu'est-ce que ça signifie? Qu'est-ce que ça implique? Comment m'y préparer?

Apéro-chat, pause-café-chat. Jeu en ligne, gym-chat, demande de conseils, encouragement, débriefing matinal. Ces petits détails qui rapprochent les employés à la même cause : améliorer et maintenir l’entreprise

Enfin, le télétravail change la manière de travailler, avec ces points positifs et négatifs, l’essentiel est de pouvoir offrir, et s’offrir, un espace dédié confortable où l’ensemble des personnes impliquées se sentent comme au bureau.

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