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Conseils pour un espace de télétravail

La crise sanitaire a  mis sur le devant de la scène le travail à domicile et comme nous n’en sommes pas encore sortis, le télétravail est une solution adaptée à la situation. Mais comment s’y préparer?

Travailler depuis la maison, d'accord, mais concrètement ?

Avant de commencer, gardez juste à l’esprit, qu’il se fasse sur une base volontaire ou imposée, le travail à domicile constitue un véritable changement.

Les conseils qui vont suivre, vous aideront à vous installer un espace de travail sain et organisé. De bonnes conditions pour vous adapter à votre nouvelle situation.

Technologie

Pour les employés de sociétés avec une infrastructure informatique moderne, des solutions ont été déjà mise en place en amont, et des directives pour la configuration d’un accès à distance vous ont été (ou seront) délivrées, avec un plus : un numéro d’assistance à contacter en cas de problèmes. 

Donc la partie technique de cet article n’aura que peu d’intérêt.

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Photo par Elsa Noblet sur Unsplash

Ne nous attardons pas trop sur les besoins technologiques utiles pour le télétravail. Toutefois, il nous apparaît évident de vous présenter quelques outils parmi la pléthore des plus pertinents et gratuits existants !

Le télétravail est une solution face à la crise. Qu'est-ce que ça signifie? Qu'est-ce que ça implique? Comment m'y préparer?

Photo de Tina Witherspoon sur Unsplash

Communication

Suite d’outils permettant de mettre en place des visioconférence, de l’échange de fichier, du travail collaboratif ou encore le stockage de documents et autre chat d’équipe etc… Ou tout simplement la gestion de projet(s).

microsoft teams icon

Microsoft Teams, qui englobe entre autres les fonctions de chat, d’appels vidéo, de discussions et de partage de fichiers.

Google workspace iconsGoogle Workspace, la suite complète est payante cependant la plupart des outils sont gratuits individuellement ( Google Drive, Docs, Meet, Mail…)

Vidéo/audio conférence

Gratuits et performants, Jitsi icon Jitsi ou zoom icon Zoom pour faire vos visioconférences. Mise en place et utilisation facile. Veillez à bien autoriser le micro et la vidéo.

Orientés gestion de projet

Comme Trello IconTrello Nextcloud ou encore Wimi

Nous pouvons encore rajouter des outils permettant de prendre le contrôle d’un poste de travail à distance à installer sur votre ordinateur à la maison, AINSI que sur votre poste de travail, Teamviewer, AnyDesk ou encore Utraviewer en sont des solides représentants.

Les alternatives open-source: 

Dorénavant, le bureau c'est chez moi !

Encore reste-t-il à configurer un bureau à domicile efficace. Quelques conseils.

Trouvez-vous un espace dedié

Espace de travail

Installez vous idéalement dans une pièce séparée et désencombrée, ceci afin d’assurer la tranquillité et crée une atmosphère propice au travail et d’éviter les distractions extérieures.

Mettez-vous à l’aise et pensez ergonomie.

Utilisez une chaise de bureau confortable, ayez une table assez grande et adéquate, trouvez un positionnement et une orientation  qui vous convienne : distance, hauteur. Veillez à avoir tout sous la main : aménagez des rangements et apportez du petit matériel de bureau (porte stylo, calendrier, bloc notes, etc…).

Éclairage

Il doit être suffisant, placez-vous prêt d’une fenêtre, aménagez une lampe, pas trop forte, derrière votre écran.

Vidéo-conférence: 

Évitez le café avant la vidéo, il sèche la gorge et vous allez devoir vous absenter pour calmer votre toux. Prenez un verre d’eau et détendez-vous.

L’éclairage doit être de face ou du moins uniforme sur le visage, derrière vous, un espace neutre, sans planche de surf ni jouets d’enfants. Un mur neutre est idéal.

Vous avez des problème de connexion? pas de panique, envoyez un mail (ou téléphonez) pour expliquez la situation, éteignez tout puis reconnectez-vous. 

Ambiance

La finalité étant de clairement définir votre espace de travail dédié, où vous pouvez être productif et signaler que vous êtes en mode “ne pas déranger”.

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Photo de Michael Dolejš sur Unsplash

N’hésitez pas à rajouter des plantes, car non seulement elles assurent une atmosphère de travail conviviale, mais de plus elles augmentent également l’humidité de l’air et filtrent les polluants, il paraîtrait même qu’elles augmenteraient la capacité de concentration.
Vous pouvez même accrocher une photo de nature, comme une forêt ou une plage chargée de palmiers.
N’oubliez pas que nous sommes plus productifs dans des environnements lumineux, verts et naturels.

Conservez vos rituels

Votre espace de travail étant étant prêt, il ne vous reste plus qu’a commencer votre journée comme vous le feriez au bureau. Buvez un café, brossez-vous les dents et habillez-vous(ou tout du moins changez-vous). Cela vous aidera à passer en “mode travail” et à vous préparer commencer votre journée.

Il peut être utile de vous fixer des objectifs de performance clairs le matin. Donnez-vous des objectifs aussi ambitieux que vous le feriez au bureau.

Le télétravail est une solution face à la crise. Qu'est-ce que ça signifie? Qu'est-ce que ça implique? Comment m'y préparer?

Photo de Charles Deluvio sur Unsplash

Organisez une journée de travail

Le principal avantage du télétravail est que vous pouvez organiser votre temps de manière plus flexible qu’au bureau. Par exemple, vous pouvez effectuer une première partie de votre travail plus tôt le matin et de prendre du temps pendant le déjeuner avec votre famille.

Bien-être

Éteignez votre ordinateur pendant la pause de midi, faites des pauses: à heures fixes, pour vous détendre brièvement, juste après les réunions en ligne par exemple. Buvez un café ou un verre d’eau avant de retourner au travail. N’utilisez pas seulement les pauses pour effectuer des tâches ménagères. 

Discipline!

Repeat after me! Forcez-vous à faire des pauses régulières, structurez du moins une partie de votre temps de travail, un bon exemple est d’utiliser la technique “Pomodoro” , séparant le travail en sections de 25 minutes de travail, après lesquelles vous effectuez à chaque fois une courte pause. Évitez de faire des pauses de “technologiques” Incluant tout appareil numérique… même votre montre intelligente !

Soyez physiques, levez-vous, marchez un peu bougez, faites de l’exercice, détendre les jambes, le dos, la nuque. Pensez à vos yeux regardez au loin de temps en temps. Respirez de l’air frais, méditez, ou faites 5 min. de yoga, etc…

Empêchez la distraction, n’effectuez pas plusieurs tâches en même temps. En communauté portez des écouteurs (avec ou sans musique!), c’est un signal clair pour montrer que vous n’êtes pas disponible.

Communiquez!!!

Annoncez clairement vos horaires de travail à vos collègues afin qu’ils sachent quand ils peuvent vous joindre.

Sur-communiquez : le manque de communication individuelle et d’échanges informels, sont le lot de l’isolement professionnel. Pour combler cet écart, nous devons nous adapter: organisez des rencontres virtuelles, n’hésitez pas à user du téléphone. Répondez aux questions par téléphone plutôt que par e-mail,  synchronisez régulièrement vos documents, signalez votre progression aux autres.

Fin de journée

Prévoyez les tâches que vous voulez effectuer le lendemain avant de terminer votre journée de travail. Éteignez votre ordinateur et quittez la zone de travail après avoir rangé votre matériel, ceci afin de pouvoir clore cette période et ne plus y penser. Arrêtez-vous à la même heure chaque soir. Sortez vous promener.

Régulez la charge de travail

Des études montrent que les personnes travaillant depuis chez elles, travaillent généralement trop. Cela pouvant générer un état dépressif avec des conséquences graves, comme un burn-out. Dans le cadre d’une équipe il est donc important de discuter de votre organisation du télétravail avec vos collègues, et vos(tre) supérieur(s) ou chef(s)-(ffe(s)). En effet, ceux-ci n’ont pas toujours conscience de la quantité de travail que vous réalisez depuis chez vous.

Notez vos heures de télétravail et parlez-en à votre supérieur.

Prévoyez du temps et un espace afin de créer une réunion pour discuter de votre situation de travail.

Adaptez votre management

Le travail à domicile exige une culture de direction saine, basée sur la confiance et non le contrôle. Cela implique un changement dans la  manière de manager vos équipes, le télétravail laisse une certaine place à une interprétation erronée des situations, qui peut impacter la relation entre les responsables et les collaborateurs. 

Si vous venez d’introduire le télétravail dans votre cadre professionnel, il peut être nécessaire, notamment au début, de convenir de feedbacks réguliers quant à l’avancement du travail.

Fixez des objectifs et encouragez les échanges et le “reporting” quotidien afin de garantir efficacité et  productivité. Il faut trouver le juste équilibre entre contrôle et confiance.

Organisez régulièrement des événements pour rassembler l’ensemble de vos collaborateurs et ainsi entretenir le sentiment d’appartenance. Le télétravail est un isolement professionnel.

Apéro-chat, pause-café-chat. Jeu en ligne, gym-chat, demande de conseils, encouragement, débriefing matinal. Ces petits détails qui rapproche les employés à la même cause : amélioré et maintenir l’entreprise.

Enfin, le télétravail change la manière de travailler, avec ces points positifs et négatifs, l’essentiel est de pouvoir offrir, et s’offrir, un espace dédié confortable où l’ensemble des personnes impliquées se sentent comme au bureau.

Le télétravail est une solution face à la crise. Qu'est-ce que ça signifie? Qu'est-ce que ça implique? Comment m'y préparer?

Photo de James Fitzgerald sur Unsplash

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